Anhänge direkt von Outlook in SharePoint speichern

 

Viele kennen das Problem, die neue digitale Welt der Cloud möchte alle Daten haben und nur wenig sollte auf der eigenen Festplatte residieren. Dennoch werden Dateien über E-Mail verteilt, auch wenn dieses System gar nicht dafür ausgelegt ist. Nimmt der ein oder andere motivierte SharePoint-Benutzer sich nun ein Herz und möchte diese Datei zentral auf einem Workspace des Firmen-SharePoint ablegen, stellen ihm sich einige Hürden und noch mehr Fragen in den Weg.

Icon OutlookWie kann ich die Datei direkt in eine SharePoint-Bibliothek hochladen? Über einen synchronisierten Ordner auf der Platte? Habe ich die Bibliothek bereits synchronisiert? Oder geht es vielleicht mit Drag & Drop von Outlook direkt in die Dokumenten-Bibliothek?

Es gibt zwar einige Dritt-Anbieter-Lösungen die diese Lücke schließen, meist müssen aber ein paar Euro pro Benutzer bezahlt werden und man erhält oft mehr Funktion als man möchte. Die neue „Workflow“-Engine Flow von Microsoft kann zwar auch automatisch von Exchange/Outlook Dateianhänge in Richtung SharePoint schreiben, es fehlt hier aber die für unseren Anwendungsfall benötigte

Gewohntes Verhalten - Speichern unter
Gewohntes Verhalten – Speichern unter

Flexibilität in der Auswahl des Ziels.

Am Ende bleibt oft nur der mühselige Weg, die Datei lokal zu speichern, um von dort aus hochgeladen zu werden.

Einfacher geht es, wenn Sie sich Verknüpfungen im Dateisystem auf SharePoint-Sites vorab erstellen. Dann nutzen Sie den üblichen Speichern unter Befehl in Outlook und finden mühelos ihr Ziel.

Im öffnenden Dialog können Sie nun einfach auf die Verknüpfung zur SharePoint-Site klicken und anschließend die Dokumentenbibliothek auswählen oder auf eine Unterseite navigieren.

Verknüpfungen zu SharePoint-Seiten um schneller ans Ziel zu kommen
Verknüpfungen zu SharePoint-Seiten um schneller ans Ziel zu kommen

Um sich eine Verknüpfung zu Ihrem SharePoint zu erstellen gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie einen Browser, navigieren Sie zu ihrer gewünschten SharePoint-Site und kopieren den URL-Pfad in den Zwischenspeicher (STRG+C oder rechts-klick kopieren).
  2. Erstellen Sie nun an beliebiger Stelle auf Ihrer Festplatte einen neuen Ordner für die SharePoint-Verknüpfungen.
  3. Anschließend klicken Sie mit rechts auf eine freie Stelle und erstellen eine neue Verknüpfung.
  4. Fügen Sie den URL-Pfad aus der Zwischenablage in das Ziel-Feld ein (STRG+V) und erstellen die Verknüpfung mit OK.
  5. Nun können Sie noch den Ordner mit den SharePoint-Verknüpfungen in das Favoriten-Pane ziehen um Ihn schneller wieder zu finden.

Dies funktioniert sowohl in der On-Primes als auch der Online Variante von SharePoint.

Viel Erfolg und wer schneller ablegt ist produktiver!

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Marc Kollert

Marc Kollert ist MCP (Microsoft Certified Professional) im Bereich Enterprise Content Management und ist für Kundenanforderungen im Bereich Cloud Computing und Office 365 verantwortlich. Wenn er nicht gerade neue Technologien von Microsoft unter die Lupe nimmt, findet man ihn hoch in der Luft beim Gleitschirmfliegen oder auf dem Wasser.

One thought on “Anhänge direkt von Outlook in SharePoint speichern

  • April 5, 2017 at 6:35 am
    Permalink

    Hallo Marc – sehr schöner Beitrag! Und hilft mir auch immer wieder.

    Ein kleiner extra-Tipp: Wer die Verknüpfungen nicht auf dem Desktop sondern in seinem OneDrive-Ordner speichert, hat seine Speicher-Ziele gleich auf jedem Gerät synchronisiert!

    Ach ja, und nächstes Mal bitte Mircosoft Edge als Standard-Browser nehmen, zumindest für die Screenshots 😉 MS Partner

    Gruß

    Timo

    Reply

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