Anhänge direkt von Outlook in SharePoint speichern

 

Viele kennen das Problem, die neue digitale Welt der Cloud möchte alle Daten haben und nur wenig sollte auf der eigenen Festplatte residieren. Dennoch werden Dateien über E-Mail verteilt, auch wenn dieses System gar nicht dafür ausgelegt ist. Nimmt der ein oder andere motivierte SharePoint-Benutzer sich nun ein Herz und möchte diese Datei zentral auf einem Workspace des Firmen-SharePoint ablegen, stellen ihm sich einige Hürden und noch mehr Fragen in den Weg.

Icon OutlookWie kann ich die Datei direkt in eine SharePoint-Bibliothek hochladen? Über einen synchronisierten Ordner auf der Platte? Habe ich die Bibliothek bereits synchronisiert? Oder geht es vielleicht mit Drag & Drop von Outlook direkt in die Dokumenten-Bibliothek?

Es gibt zwar einige Dritt-Anbieter-Lösungen die diese Lücke schließen, meist müssen aber ein paar Euro pro Benutzer bezahlt werden und man erhält oft mehr Funktion als man möchte. Die neue „Workflow“-Engine Flow von Microsoft kann zwar auch automatisch von Exchange/Outlook Dateianhänge in Richtung SharePoint schreiben, es fehlt hier aber die für unseren Anwendungsfall benötigte

Gewohntes Verhalten - Speichern unter
Gewohntes Verhalten – Speichern unter

Flexibilität in der Auswahl des Ziels.

Am Ende bleibt oft nur der mühselige Weg, die Datei lokal zu speichern, um von dort aus hochgeladen zu werden.

Einfacher geht es, wenn Sie sich Verknüpfungen im Dateisystem auf SharePoint-Sites vorab erstellen. Dann nutzen Sie den üblichen Speichern unter Befehl in Outlook und finden mühelos ihr Ziel.

Im öffnenden Dialog können Sie nun einfach auf die Verknüpfung zur SharePoint-Site klicken und anschließend die Dokumentenbibliothek auswählen oder auf eine Unterseite navigieren.

Verknüpfungen zu SharePoint-Seiten um schneller ans Ziel zu kommen
Verknüpfungen zu SharePoint-Seiten um schneller ans Ziel zu kommen

Um sich eine Verknüpfung zu Ihrem SharePoint zu erstellen gehen Sie wie folgt vor

  1. Öffnen Sie einen Browser, navigieren Sie zu ihrer gewünschten SharePoint-Site und kopieren den URL-Pfad in den Zwischenspeicher (STRG+C oder rechts-klick kopieren).
  2. Erstellen Sie nun an beliebiger Stelle auf Ihrer Festplatte einen neuen Ordner für die SharePoint-Verknüpfungen.
  3. Anschließend klicken Sie mit rechts auf eine freie Stelle und erstellen eine neue Verknüpfung.
  4. Fügen Sie den URL-Pfad aus der Zwischenablage in das Ziel-Feld ein (STRG+V) und erstellen die Verknüpfung mit OK.
  5. Nun können Sie noch den Ordner mit den SharePoint-Verknüpfungen in das Favoriten-Pane ziehen um Ihn schneller wieder zu finden.

Dies funktioniert sowohl in der On-Primes als auch der Online Variante von SharePoint.

Viel Erfolg und wer schneller ablegt ist produktiver!

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Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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