Projektarbeit findet nicht nur Intern statt.
Sie kennen das, Dokumente und Informationen mit Externen teilen kann der Weilen extrem anstrengend sein. Das Postfach des Externen empfängt nicht mehr als 15MB und sowieso ist Dokumente per E-Mail verschicken so 90iger Jahre, da gibt es wirklich Besseres.
Dokumente per E-Mail verschicken ist so 90's!
Aber mit SharePoint-Online können Sie mit wenigen Klicks Inhalte mit Externen Personen teilen und behalten trotzdem den Überblick. Und das Beste, Ihr Gegenüber benötigt nicht mal eine Lizenz oder ein entsprechendes Konto.
Auf einer SharePoint-Seite können Dateien, Ordner oder auch die ganz Seite geteilt werden. Damit Sie den Überblick behalten empfehlen wir meist, eine ganze Seite mit Personen zu teilen und wenn es Sinn macht, sogar eine extra Seite anzulegen die nur für externe Zusammenarbeit genutzt wird. Auf dieser können Sie dann sorgenfrei zusammenarbeiten.
Das Vorgehen hierzu ist wie folgt:
- Auf der Site muss oben rechts das Zahnrad angeklickt werden.
- Anschließend muss das Feld „Websiteberechtigungen“ ausgewählt werden (Sehen Sie Figur 1).
- Nach einem Klick auf „Personen einladen“ kann ausgewählt werden, ob Personen zu einer bereits existierenden Gruppe mit Zugriffsrechten hinzugefügt werden sollen oder ob Personen eine Einzelberechtigung nur für die jeweilige Site erhalten sollen. In beiden Fällen muss der Empfänger ein gültiges Office 365-Konto besitzen, welches für die Rechtezuweisung eingetragen wird. Daraufhin erhält der Empfänger eine Einladungsmail (Sehen Sie Figur 2).
- Für die eingeladene Person kann nun das Zugriffsrecht angepasst werden. Zur Auswahl stehen:
- Lesen (Person hat nur lesenden Zugriff auf die Inhalte)
- Bearbeiten (Person kann Inhalte lesen, hinzufügen, ändern und löschen)
- Vollzugriff (Person hat Besitzerrechte)
Vergessen Sie DropBox oder WeTeransfer, mit SharePoint-Online können Sie besser zusammenarbeiten und Ihre Daten bleiben in Ihrer Firma!